Zichtbaarheid en publieksbereik

Het werken aan zichtbaarheid en publiekswerving zetten we uiteen in 4 hoofdlijnen. Bij iedere hoofdlijn wordt onderscheid gemaakt tussen tips en voorbeelden. Er zijn:

• Tips: dingen die iedere organisatie zou moeten doen
• Voorbeelden: dingen die organisaties zouden kunnen doen. Deze worden als bijlage toegevoegd.

De hoofdlijnen zijn:

1. Publiciteit / uitstraling
2. Maak het persoonlijk
3. Span je in
4. Treed buiten de gebaande paden

 

1. Publiciteit / uitstraling

Bij publiciteit/uitstraling kan er onderscheid gemaakt worden tussen:
a) Zichtbaarheid – continu
b) Publiciteit – per activiteit

a) Zichtbaarheid

Als individueel kunstenaar of vereniging wilt u niet alleen rondom voorstellingen of exposities in de belangstelling staan. Het hele jaar door zichtbaar blijven is nodig. Naast publiekswerving voor uw voorstelling zijn er namelijk meerdere redenen om aandacht te zoeken, zoals bijvoorbeeld ledenwerving.

TIPS

• Schrijf een communicatieplan.
  Het is belangrijk om te bedenken op welke manier u uw doelgroep wilt aanspreken. Door vragen te stellen als ‘Wie is eigenlijk onze primaire doelgroep?, Welke doelgroepen zijn er nog meer?, Wat willen we uitstralen?, Waarom willen we zichtbaar zijn?’ en ‘Welke middelen zijn geschikt?’ kunt u de uitgangspunten van een communicatieplan op een rij zetten.
  Vanuit dit plan kunt u acties benoemen en inplannen, zodat er een structurele aanpak voor zichtbaarheid en communicatie ontstaat. Meer informatie vindt u:
  • in de pdf Evenementen en communicatie, 8 stappen communicatieplan
  • op de pagina Het schrijven van een communicatieplan
• Internet
  Via internet is contact met leden, potentiële leden en publiek op verschillende manieren mogelijk. Denk aan een website, nieuwsbrief en sociale media.
  De meeste verenigingen zullen een eigen website hebben en velen hebben ook een nieuwsbrief. Maar hoe komen onbekenden bij die site terecht?
  • Zorg voor een goed webadres voor de vindbaarheid in zoekmachines. Verwerk de woorden waarop u gevonden wilt worden in de tekst op de website en zorg dat er links naar uw site ook op andere sites staan.
  • Vraag uzelf af wat een bezoeker zou willen weten en zien op uw site. Leg uit wat u doet als vereniging, zorg voor aansprekend beeldmateriaal en een mogelijkheid om contact op te nemen via e-mail of een contactformulier.

    Beeldmateriaal is minstens zo belangrijk als tekst. Zet daarom regelmatig nieuwe filmpjes op uw site van bijv. een repetitie, een preview van een optreden, reacties van bezoekers of een aankondiging van een nieuw evenement of optreden. Dat geeft bezoekers een reden om regelmatig uw site te bekijken. Via een nieuwsbrief kunt u aankondigen dat er nieuw materiaal op de site te vinden is.

  • Nieuwe sociale media zijn een belangrijke manier om direct in contact te komen met deze mensen: via diensten als twitter, hyves en facebook. Zijn er binnen uw vereniging geen mensen die hier verstand van hebben? Zoek hulp via bijvoorbeeld de vrijwilligersbank Oldenzaal of door het inzetten van een maatschappelijke stagiair

• Flyers / posters
  Bij het maken van flyers moet aandacht besteed worden aan 2 dingen: inhoud en vorm.
  De flyer moet aansprekend/prikkelend zijn om te zien (vorm) en moet de juiste informatie bevatten (inhoud).

  Aan u de keuze of u per voorstelling een nieuwe flyer maakt of 1 algemene flyer maakt (per jaar).

  • Het voordeel van een flyer per voorstelling is dat u meer informatie over de voorstelling kwijt kunt. Nadeel is dat de flyer maar korte tijd bruikbaar is en daardoor relatief duur is. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat flyers slecht gelezen worden en dat de verkoop van kaarten n.a.v. het lezen van de flyer erg laag is. Belangrijk is dat de flyers echt in de handen van uw doelgroep komt, dan is het een goed geheugensteuntje. De flyer is verder interessant als hulpmiddel bij het verkrijgen of versterken van het imago van de vereniging.
  • Het voordeel van een algemene flyer is dat hij voor een langere periode bruikbaar is. Nadeel is dat er minder ruimte is voor informatie per voorstelling. Met een duidelijke vermelding naar een (goed onderhouden) site voor meer informatie, kan dit worden ondervangen.

VOORBEELDEN

 

b) Publiciteit

Als u een evenement of activiteit organiseert, is het belangrijk publiciteit te organiseren om publiek te bereiken. Realiseert u zich dat effectieve publiciteit wel moeite kan kosten. Echter kan een goed basisplan en herbruikbare formats natuurlijk vaker ingezet worden.

TIPS

• Zorg voor een goed persbericht.
  De redacteur van de Huis aan Huis van Enschede heeft hier op 30 september 2010 een lezing over gegeven. Zijn tips hierover vindt u bij Het schrijven van een persbericht.
• Zorg voor een goede perslijst.
  Op de pagina Contact met de media vindt u een lijst van linkjes naar Oldenzaalse media.
• Zorg voor goede publiciteitsmaterialen, zoals flyers en posters.
  Bijlage: tips voor het maken van pr-materiaal.
• Promoot als verenigingen elkaar
  Iedere vereniging heeft een eigen achterban. Deze achterban is misschien ook geïnteresseerd om naar vergelijkbare (of juist heel andere) voorstellingen te gaan van andere verenigingen. Maak afspraken met andere verenigingen over promotie van voorstelling bij elkaars voorstellingen. Bijvoorbeeld het uitdelen van informatie (flyers met of zonder kortingsbon) bij de voorstelling van een andere vereniging.

VOORBEELDEN

 

2. Maak het persoonlijk

Onder de hoofdlijn ‘maak het persoonlijk’ vallen 3 onderdelen:
a)     Reclame
b)    Vraaggericht werken
c)     Community art

a) Reclame

TIPS

• Mensen persoonlijk uitnodigen:
  Dit is volgens ons een van de belangrijkste (misschien wel dé belangrijkste) acties die amateur-organisaties telkens moeten ondernemen. En dit moet niet gedaan worden door 1 persoon binnen de vereniging, maar dit is de verantwoordelijkheid van alle leden. Elk lid is ambassadeur van de vereniging.
  Zorg ervoor dat uw leden zich betrokken voelen bij de vereniging (uw leden zijn daarmee ook een doelgroep binnen uw communicatieplan) en dat ze hun enthousiasme voor de vereniging uit willen dragen. Laat alle leden actief werven, kaartjes verkopen, hun kennissen, vrienden, collega’s persoonlijk uit te nodigen.

  Leden van de vereniging:

  • delen ieder in hun eigen omgeving/netwerk (thuis, vrienden, sportclub, werk, kinderopvang, etc.)
  • een aantal uitnodigingen uit (vrijkaart of kortingsbon)
  • of verspreiding uitnodiging via de mail naar hun eigen netwerk. Geef de leden middelen: zorg voor een standaard tekst die ze kunnen gebruiken en een (digitale) flyer om mee te sturen. Daarnaast is het handig voor leden om visitekaartjes te hebben van de vereniging waarop verwezen wordt naar uw website.

    Uit onderzoek blijkt dat flyers weinig helpen bij de verkoop van kaarten. Ze helpen hoogstens bij het vestigen of versterken van het imago van een organisatie. Maar weinig mensen die niet of nauwelijks bekend zijn met de organisatie pakken een flyer op, bekijken alle informatie daarop aandachtig en bestellen kaarten n.a.v. het zien van de flyer. Een combinatie van flyer en mond-tot-mond reclame is daarom nodig. (Theatermarketing, S. Tesselaar)

• Nodig collega-verenigingen uit voor jouw optreden
  Dit kunnen verenigingen uit dezelfde discipline zijn; bijv. als koor nodig je andere koren uit.
  Maar het kan ook interessant zijn om een keer verenigingen vanuit een andere discipline uit te nodigen; bijv. als koor nodig je theatergroepen uit, of dansverenigingen.
  Benut elkaars netwerk en platform. Geef of stuur andere verenigingen een aantal kortingskaarten en/of vrijkaarten
• Praat over uw vereniging op verjaardagen

VOORBEELDEN

b) Vraaggericht werken

• Wat zou een doelgroep graag een keer willen horen of zien?
  Vraag dit bijv. aan een school, een verzorgingshuis, een Turkse vereniging, etc.
  Denk aan een muziekstuk, liedjes, dans, toneelstuk of kunstwerken. Bepaal dus niet zelf wat de vereniging gaat instuderen, maar laat het afhangen van de wensen van de doelgroep die u wilt bereiken.

  Bezoekers waarderen een voorstelling als het aanspreekt, als het herkenning oproept en als het het hoofd en hart van de bezoeker verleidt.Betrek ze eventueel ook in de voorbereidingen (zie dia ‘community art) zodat de doelgroep zeker het eindresultaat zal willen zien.

c) Community art

• In de voorbereiding van een nieuwe voorstelling: bedenk op welke onderdelen je andere mensen kan betrekken. Bijvoorbeeld:
  • gastrollen door….
    bijv. door andere vereniging, of bekende individuen in een wijk, of bewoner van een verzorgingshuis, etc.
  • decor bouwen door…
    bijv. middelbare school, locale hobbyclub, andere vereniging die nog decor over heeft
  • flyer/persbericht maken door….
    bijv. fotoclub maakt foto’s, workshopleden ‘creatief schrijven’ bij VUE maken teksten, etc.
  • betrek bewoners bij de wijk / jouw atelier: zie voorbeeld kringloopatelier

3. Span je in

Bekend worden en bezoekers trekken kosten tijd en moeite.  Na een half jaar repeteren is het niet voldoende om maar een uur aan pr te besteden.

De punten die hieronder worden benoemd zijn voorbeelden op publiciteitsgebied. We benoemen ze hier om duidelijk te maken dat er de tijd voor moet worden genomen en dat iemand binnen de vereniging de verantwoordelijkheid moet hebben om het te organiseren.

TIPS

• Besteed aandacht aan de ‘randvoorwaarden’ bij de voorstelling. Bezoekers komen namelijk niet alleen voor de voorstelling, maar ook om een avondje uit te gaan. Denk o.a. aan:
  • Sfeer van het gebouw en de zaal waar u op gaat treden
  • Persoonlijke ontvangst en een mooi aangeklede ontvangstruimt
  • Comfort: zijn er fijne stoelen, is het zicht op het podium goed, is er een speciaal (gratis) drankje in de pauze, is er een programmaboekje, is er een goede presentator tijdens het programma of iemand die bij aanvang van de voorstelling een openingswoordje doet?
• Verras mensen tijdens hun eigen vrijetijdsactiviteit. Laat jezelf daar zien.
  Denk na waar mensen te vinden zijn in hun vrije tijd.

VOORBEELDEN

4. Treed buiten de gebaande paden

Doe een keer iets wat u anders nooit doet, waarvan u het gevoel heeft dat het niet (direct) bij uw vereniging past. Het zorgt voor spannende interactie, bereik van nieuwe doelgroepen en in veel gevallen voor acties die interessant zijn voor de pers.

VOORBEELDEN